KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W CZASIE KORONAWIRUSa – jak wykorzystać jej możliwości, by chronić spółkę?
Pandemia koronawirusa przypomniała niemal wszystkim przedsiębiorstwom, jak ważna jest komunikacja z pracownikami w sytuacji kryzysowej. W jej wyniku firmy z większości sektorów stanęły przed wyzwaniami, których charakteru i skali jeszcze kilka tygodni wcześniej niemal nikt się nie spodziewał. Komunikacja wewnętrzna w czasie koronawirusa okazała się jednym z kluczowych obszarów, na którym musiało się skupić wiele firm, starając się ograniczyć negatywny wpływ pandemii na swoją działalność.
dlaczego komunikacja wewnętrzna jest tak ważna w walce z koronawirusem?
Mówiąc o komunikacji wewnętrznej w czasie pandemii koronawirusa, możemy ją uznać za jedną z kluczowych walut, którymi dysponują firmy w przypadku tego kryzysu – aspektem, na który Pracodawcy wciąż mają duży wpływ pomimo nieprzewidywalnych okoliczności, w jakich się znaleźli. Obecna sytuacja rzutuje na życie nas wszystkich i odciska ogromne piętno na funkcjonowaniu przedsiębiorców praktycznie w niemal każdym sektorze gospodarki. W poszczególnych branżach i firmach ten wpływ jest oczywiście inny, tak jak w przypadku niemal każdej organizacji różne są też potrzeby związane z komunikacją wewnętrzną i jej rolą w czasie pandemii.
W związku z koronawirusem część spółek, przykładowo duże firmy produkcyjne czy sieci handlowe, stanęła przed ogromnym wyzwaniem polegającym na szybkim wdrożeniu procedur bezpieczeństwa i skutecznym poinformowaniu pracowników o nowych, obowiązujących zasadach. Niemal z dnia na dzień każdy z zatrudnionych musiał dowiedzieć się, jakich nowych reguł musi przestrzegać, by zachować bezpieczeństwo w miejscu pracy i zdać sobie sprawę, jak ważna jest jego odpowiedzialność w kontekście troski o zdrowie swoje i swoich współpracowników. W przypadku firm liczących tysiące osób jest to oczywiście ogromne wyzwanie. Już od początku pandemii efektywność komunikacji wewnętrznej była kluczowa ze względu na zabezpieczenie zespołu, jak i dla utrzymania możliwości płynnego funkcjonowania firmy.
W przypadku wielu organizacji znaczenie komunikacji z pracownikami ma jeszcze inny, lecz również bardzo ważny wymiar. W dobie ogromnej niepewności, napływających ze wszystkich stron informacji o nadciągającym kryzysie gospodarczym i fali zwolnień, pracownicy są pełni troski o siebie i swoje miejsce pracy. Ten niepokój może mieć również negatywny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przejęcie inicjatywy komunikacyjnej pracodawcy stało się kluczowe, aby utrzymać motywację pracowników i ich poczucie wspólnoty w czasie koronawirusa.
SZYBKOŚĆ, SYSTEMATYCZNOŚĆ, OTWARTOŚĆ I ODPOWIEDZIALNOŚĆ – czyli jak komunikować w czasie pandemii
Kolejnym pytaniem, na które powinniśmy odpowiedzieć jest więc – jak komunikować się z pracownikami w tym nadzwyczajnym czasie? Przede wszystkim musimy dopasować komunikację wewnętrzną w czasie koronawirusa do charakteru organizacji, więc odpowiedź będzie ponownie różnić się w przypadku poszczególnych firm i branż. Są jednak uniwersalne zasady, które sprawdzą się w przypadku ogromniej większości spółek.
Zacznijmy od tego, że komunikacja w trakcie pandemii powinna być prowadzona dynamicznie, bez zbędnej zwłoki. Pracodawca, korzystając ze swojej wiarygodności (jak wskazuje Barometr Zaufania Edelmana, 63% z nas ufa komunikacji prowadzonej przez firmy), powinien przejąć inicjatywę i stać się najważniejszym źródłem informacji w kontekście sytuacji spółki i jej planów. Ewentualne opóźnienie zwiększa ryzyko, że zespół zacznie bazować na nieoficjalnych, często nieprawdziwych doniesieniach, co dodatkowo zwiększy jego niepewność. Jak pokazuje Barometr Zaufania Edelmana, pracownicy oczekują też od pracodawcy, aby prowadził komunikację wewnętrzną w czasie koronawirusa systematycznie i chcieliby otrzymywać aktualne informacje codziennie.
W czasie pandemii sposób komunikacji z pracownikami powinien być też jak najbardziej otwarty. Nikt nie oczekuje od spółki, że pozostanie niedotknięta kryzysem, dotyczącym już niemal wszystkich dziedzin naszego życia. Ważne jednak, aby władze spółki poprzez swoją postawę uspakajały nastroje w zespole, przedstawiając realną sytuację i swoje priorytety. Jednocześnie biorąc pod uwagę, jak niepewna jest przyszłość, chęć tonowania nastrojów nie może nieść ze sobą nierealnych zapewnień. Wiele firm nie jest w stanie zagwarantować, że w najbliższym czasie nie ograniczy zatrudnienia bądź nie obniży wynagrodzeń, ale prawie każda może w przybliżeniu odpowiedzialnie przedstawić aktualną sytuację i zapowiedzieć kroki, które chce podjąć, by przykładowo chronić miejsca pracy.
Komunikacja z pracownikami w czasie pandemii wymaga też stałego monitoringu sytuacji i gotowości do podjęcia kolejnych kroków. W obszarze przepływu informacji wewnątrz firmy oznacza to konieczność prowadzenia komunikacji dwukierunkowej, czyli umożliwiającej pracownikom zadawania pytań i wyrażania opinii.
kto powinien angażować się w komunikację wewnętrzną w czasie pandemii?
Skuteczna komunikacja w kryzysie, również ta wewnętrzna, wymaga zwykle podjęcia działań przez sztab kryzysowy, w którego skład wchodzą kluczowe osoby w firmie, w tym między innymi Zarząd i najważniejsi menadżerowie odpowiedzialni za przepływ informacji w organizacji. Rola liderów nie ogranicza się jednak do podejmowania decyzji i koordynacji działań.
Nadzwyczajne sytuacje sprawiają, że szczególnie cenne jest ich bezpośrednie zaangażowanie w komunikację wewnętrzną. Najważniejsze osoby w firmie, zwracając się bezpośrednio do pracowników w kluczowych kwestiach, nadają ton komunikacji wewnętrznej w trudnych momentach i mogą dodatkowo uspokoić nastroje. To poprzez zaangażowanie liderów organizacja ma również okazję, by pokazać swoją ludzką twarz i wykazać się empatią. Liderzy, mogą jak nikt inny utrzymać jedność zespołu, powstrzymać narastanie wewnętrznych sporów oraz rozprzestrzenianie się plotek.
Oczywiście wiele bardzo ważnych kwestii w obszarze komunikacji do pracowników nie musi być przekazywanych przez kluczowe osoby w firmie. Nikt nie oczekuje od CEO, by ten mówił o szczegółach nowych procedur zapobiegających rozprzestrzenianiu się koronwirusa. Prezes może jednak podkreślić, jak ważne jest ich stosowanie i podziękować wszystkim, którzy się do nich stosują. Dla liderów z pewnością warto pozostawić wybrane komunikaty o szczególnym znaczeniu i sytuacje, w których ważny jest aspekt motywacyjny.
zaangażowanie, które zaprocentuje
Myśląc o korzyściach wynikających z dużego zaangażowania w komunikację wewnętrzną w obecnej sytuacji, możemy też wybiec w przyszłość, w czas po koronawirusie. Wzmocnienie działań komunikacyjnych skierowanych do pracowników w czasie pandemii może obok bieżących efektów dać firmie mocną bazę do budowania wizerunku, np. jako odpowiedzialnego pracodawcy, w kolejnych miesiącach i latach. Obecnie wiele spółek i ich agencji public relations musiało zmienić ogromną część wcześniej zaplanowanych działań komunikacyjnych, w tym tych związanych z realizacją przyjętych strategii employer brandingowych. Uzasadnieniem jest fakt, że w dobie pandemii o wizerunku pracodawcy świadczy przede wszystkim, jak zajmie się swoim zespołem w kontekście zagrożeń związanych z koronawirusem. Jeśli wyjdzie obronną ręką z takiej próby, z pewnością zyska dodatkowe zaufanie i mocną podstawę do dalszych działań w bardziej przewidywalnych okolicznościach.